Zatrudnienie pracownika to nie tylko kwestia wypłaty wynagrodzenia. Pracodawca musi uwzględnić również dodatkowe koszty, takie jak składki na ubezpieczenia społeczne, świadczenia pracownicze oraz obowiązkowe podatki. Jakie są rzeczywiste wydatki związane z zatrudnieniem pracownika w Polsce? Jakie czynniki wpływają na wysokość kosztów pracy? W tym artykule analizujemy wszystkie elementy składające się na całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2025 roku.
Wynagrodzenie brutto a netto – kluczowa różnica
Podstawowym elementem kosztu zatrudnienia jest wynagrodzenie brutto pracownika, czyli kwota określona w umowie o pracę przed potrąceniem składek i podatków. Pracownik otrzymuje na rękę wynagrodzenie netto, natomiast pracodawca ponosi wyższy koszt, ponieważ jest zobowiązany do odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy.
Dla przykładu, w 2025 roku minimalne wynagrodzenie brutto w Polsce wynosi 4 666 zł. Jednak koszt całkowity zatrudnienia takiego pracownika dla firmy to około 5 621,62 zł, uwzględniając wszystkie składki i obowiązkowe opłaty.
Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Każdy pracodawca jest zobowiązany do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, które składają się na system finansowania świadczeń emerytalnych, rentowych oraz opieki zdrowotnej.
1. Składki ZUS opłacane przez pracownika
Z wynagrodzenia brutto pracownika potrącane są:
- Składka emerytalna – 9,76%,
- Składka rentowa – 1,5%,
- Składka chorobowa – 2,45%,
- Składka zdrowotna – 9%.
Łącznie daje to około 23,71% wynagrodzenia brutto.
2. Składki ZUS opłacane przez pracodawcę
Dodatkowo pracodawca odprowadza składki, które zwiększają całkowity koszt zatrudnienia:
- Składka emerytalna – 9,76%,
- Składka rentowa – 6,5%,
- Składka wypadkowa – od 0,67% do 3,33% (w zależności od branży),
- Fundusz Pracy – 2,45%,
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – 0,1%.
Łączny koszt składek pracodawcy wynosi średnio 19,48% wynagrodzenia brutto.
Dodatkowe świadczenia i koszty pracodawcy
Poza obowiązkowymi składkami ZUS, pracodawca może ponosić także inne koszty związane z zatrudnieniem, w tym:
- Koszty rekrutacji – proces selekcji i zatrudnienia pracownika może wymagać inwestycji w ogłoszenia rekrutacyjne, współpracę z agencjami HR czy koszty onboardingu.
- Szkolenia i rozwój zawodowy – w wielu branżach pracodawca ponosi koszty szkoleń i certyfikacji pracowników.
- Dodatkowe ubezpieczenia i benefity – pracodawcy coraz częściej oferują prywatne ubezpieczenie zdrowotne, karnety sportowe, dodatkowe świadczenia emerytalne czy premie uznaniowe.
- Koszty narzędzi pracy – pracownikowi trzeba zapewnić odpowiednie miejsce i sprzęt do pracy, co w niektórych przypadkach wiąże się z wysokimi wydatkami.
Przykładowy koszt zatrudnienia pracownika
Aby lepiej zobrazować, jakie koszty ponosi pracodawca, przeanalizujmy przykład:
Załóżmy, że firma zatrudnia pracownika z wynagrodzeniem 6 000 zł brutto. Oto koszty dla pracodawcy:
- Składki ZUS pracodawcy: 1 228,80 zł (19,48% wynagrodzenia brutto),
- Całkowity koszt pracodawcy: 7 228,80 zł.
W praktyce oznacza to, że rzeczywisty koszt zatrudnienia pracownika jest o około 20% wyższy niż wynagrodzenie brutto określone w umowie.
Koszty zatrudnienia a forma umowy
Koszty zatrudnienia różnią się w zależności od rodzaju umowy. W przypadku umowy zlecenia czy umowy o dzieło, składki są naliczane inaczej, a w niektórych przypadkach (np. umowa o dzieło bez obowiązkowych składek ZUS) koszty mogą być znacznie niższe.
Pracodawcy często analizują różne formy zatrudnienia, aby zoptymalizować koszty pracy, przy jednoczesnym zapewnieniu stabilności kadrowej.
Podsumowanie
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika obejmuje nie tylko wynagrodzenie brutto, ale również składki ZUS, podatki oraz dodatkowe świadczenia. Pracodawcy muszą uwzględniać wszystkie te elementy przy planowaniu budżetu firmy i polityki kadrowej. Warto także pamiętać o kosztach związanych z rekrutacją, szkoleniami i benefitami pracowniczymi.
Więcej informacji na temat całkowitego kosztu zatrudnienia znajdziesz tutaj: https://pragmago.pl/porada/calkowity-koszt-zatrudnienia-pracownika/
Artykuł sponsorowany.
